Le Forum Ouvert, ou Open Space en anglais, propose un espace d’échanges et de partages aux participants. C’est une méthode pour structurer les discussions avec un cadre simple qui apporte beaucoup de liberté. À ne pas confondre avec ce lieu bruyant où certaines entreprises réunissent un maximum de personnes en un minimum d’espace ;)

Chez BENEXT, le Forum Ouvert est ancré dans notre ADN. On en faisait il y a plus de six ans quand j’ai rejoint l’aventure et on en fait encore aujourd’hui - jeudi prochain, j’anime la journée de la communauté tech et la matinée sera structurée en Forum Ouvert. Alors, pourquoi j’aime tant cet exercice ?

C’est enrichissant. Les sujets sont nombreux et variés, les participants aussi. Tout peut arriver. Quand on participe à un groupe de discussion, on peut donner et recevoir. On y va pour apprendre et pour contribuer. Ce n’est pas seulement de la descente d’information. On ressort plus grand de chaque discussion.

C’est libre et auto-organisé. Il y a un cadre simple, éventuellement une thématique et… c’est tout. Le programme se créé de lui-même avec tous les participants lors de la place de marché. Les participants et groupes de discussions sont autonomes. Chacun fait ce qu’il veut et va où il veut. Chacun s’organise comme il le souhaite, anime comme il l’entend.

C’est spontané. Il y a de l’émergence et de la créativité. Le Forum Ouvert ne requiert pas de préparation en amont pour les participants. La place de marché est dynamique, n’importe qui peut proposer n’importe quoi. Des créneaux et des lieux peuvent même s’ajouter ou se modifier. Encore une fois, tout peut arriver et c’est tant mieux. On laisse libre cour à la créativité.

C’est inclusif. Il y a de la place pour tout le monde. Pour toutes les personnalités. Pour tous les niveaux d’expériences. Un débutant comme un expert chevronné. Pour tous les métiers. Parfois, on mélange des communautés qui se ressemblent, parfois on mélange toute l’entreprise - et on y retrouve vraiment tout type de profil (des RHs, des développeurs, des designers, des coachs, des products manager, …).

C’est vivant. Les personnes discutent, réfléchissent, rient, bougent, dessinent, fabriquent, se déplacent entre les salles. Le Forum Ouvert vit à travers ses participants.

C’est adaptable. On peut organiser un Forum Ouvert avec quelques personnes comme plusieurs milliers. On peut le faire sur quelques heures comme sur quelques jours. On peut le faire dans tout type de lieux et salles.

Organiser un Forum Ouvert

A l’instar des participants qui n’ont pas besoin de se préparer en amont, l’organisation d’un Forum Ouvert demande peu d’effort. Une partie de la préparation réside dans ces quelques questions :

• Quel est le thème ? Est-ce totalement libre ? Autour d’un domaine (le développement logiciel, le product management, …) ? Ou bien sur une problématique ?
• Quelle est la durée totale du Forum Ouvert ? Est-ce sur une journée entière ? Une demie-journée ? Quelques heures ?
• Quelle est la durée de chaque créneau ? 30, 45, 60 minutes ?
• Quels sont les lieux et salles à notre disposition ?

L’autre partie sera logistique. Toujours léger : avoir un tableau blanc ou du papier craft pour la place de marché, des post-its et des feutres, préparer les lieux de discussions. Sans oublier d’envoyer les invitations. À noter que plus il y aura de monde et de profils différents, plus ce sera riche.

Le jour J, on commence par réunir tout le monde devant le tableau de la place de marché. Une personne y explique le cadre et les règles, puis l’auto-organisation prends le relai. Les participants peuvent remplir à tour de rôle le tableau avec leurs propositions. Prévoir une quinzaine de minutes.

Lorsque le tableau est rempli ou qu’il n’y a plus de proposition, le premier créneau peut commencer. Les participants se dispersent là où ils veulent. A la fin de chaque créneau, ils se rejoignent à nouveau devant la place de marché pour faire une courte restitution. Une personne de chaque groupe partage brièvement aux autres ce qu’il s’est passé. Et ainsi de suite jusqu’à la fin.

Place de marché

La place de marché est le moment où chaque participant peut contribuer à créer le programme du Forum Ouvert. J’insiste sur ce point : n’importe qui peut proposer. C’est différent d’un CFP (Call for paper, appel à sujet) qu’on peut retrouver dans une conférence où ce sont les sachants qui postulent.

Dans la place de marché d’un Forum Ouvert, on peut avoir plusieurs postures :

• Je suis sachant, expert sur un sujet. Je veux partager et transmettre mes connaissances. Je veux faire un retour d’expérience. Je cherche des gens qui voudront en apprendre plus.
• Je suis novice sur un sujet. Je veux apprendre. Je cherche des sachants et éventuellement d’autres personnes qui veulent apprendre.
• Je veux discuter sur un sujet, ouvrir un débat. Je cherche d’autres personnes pour échanger.
• J’ai un problème. Je cherche de l’aide.

Je trouve ça extrêmement puissant. Tout le monde est embarqué et peut apporter sa pierre. Chacun peut avoir un impact. A tour de rôle, les participants peuvent venir présenter en 30 secondes le sujet devant les autres, prendre un post-it pour écrire le sujet et le coller sur le tableau en choisissant un lieu et un créneau horaire. C’est un moment d’écoute, tout le monde n’y va pas en même temps. Une personne à la fois.

En fonction du nombre de salles, de la durée du Forum Ouvert et de la durée des créneaux, on obtient un tableau, un quadrillage qui associe lieux et créneaux horaire. Chaque case peut accueillir un sujet de discussion. Par exemple, proposer 3 créneaux de 45 minutes sur 4 salles permet d’avoir jusqu’à 12 sujets.

On recueille les propositions jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de place ou plus d’idée. Mais on peut aussi hacker le format en ajoutant une salle, en prenant un double créneau, etc. C’est libre et auto-organisé.

Idéalement, le tableau de la place de marché est visible et central. On veut que les participants passent devant régulièrement, le voient, et puissent y accéder facilement.

Le cadre

Le Forum Ouvert repose sur un cadre simple et de la liberté. On y trouve quatre principes, une loi et deux animaux totem. Ce sont des guides pour tous les participants, ils viennent renforcer l’auto-organisation. Certains principes peuvent sonner comme des évidences, mais ils sont essentiels au bon fonctionnement du Forum Ouvert.

Quatre principes

Les personnes qui sont là sont les bonnes personnes. Ce sont les personnes qui ont choisi de venir, ce sont les personnes qui sont motivées par le sujet. Un groupe impliqué et enthousiaste fera des merveilles. Ces personnes sont présentes, et ce sont les seules à être présentes. On se concentre sur elles. On ne se soucie pas de ceux qui ne sont pas là, du nombre, ni même de l’expert qui pourrait être là.

Ce qui se passe est la meilleure chose qui pouvait se passer. Ou dit autrement, ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver. C’est une recette unique avec les participants, le lieu, le sujet, l’heure. Ce qui en sortira sera le seul résultat possible. Laissez-vous surprendre positivement.

Ça commence quand ça commence. Ça peut démarrer à l’heure, comme ça peut démarrer en retard, mais ce sera le bon moment. Aussi, l’inspiration et la créativité arrivent en leur temps, ça ne se commande pas.

Quand c’est fini, c’est fini. Lorsque l’on arrive au bout, c’est terminé. Inutile de forcer, de consacrer plus de temps que nécessaire. C’est parfaitement ok d’arrêter avant la fin du délai prévu.

Une loi

La loi des deux pieds donne une responsabilité aux participants : si je n’apporte rien et qu’on ne m’apporte rien, alors je dois prendre mes deux pieds et changer de lieu. Le respect de cette règle est important pour garantir le succès du Forum Ouvert. La réussite est dans les mains des participants. On va dans un lieu pour contribuer et apprendre. Les échanges et les transmissions seront d’autant plus riches.

On part discrètement sans interrompre, en faisant éventuellement un signe. Et c’est OK vis-à-vis des autres participants. Il n’y a pas de jugement. Il n’y a pas de mal à chercher. Les participants restants continuent leurs discussions.

Deux animaux totems

Les animaux totems représentent les attitudes que l’on peut adopter durant un Forum Ouvert. Ce sont des images. Elles ont un lien fort avec la loi des deux pieds.

Les papillons ne sont dans aucun lieu. Ils vont prendre une pause. Ils vont réfléchir. Ils vont papillonner dans les alentours.

Les abeilles vont butiner dans plusieurs lieux. Elles vont circuler de lieu en lieu pour se nourrir et pour faire circuler des idées. Elles pollinisent.

On le voit, la place de marché ouverte et le cadre, avec ses principes, viennent garantir une certaine liberté. De l’auto-organisation pour chaque participant, individuellement, et pour chaque groupe. Il y a de l’émergence. On se laisse surprendre par les sujets et par les discussions. C’est spontané, c’est enrichissant, c’est vivant.